Fatura kesme işlemi profesyonel hayatta en temel olan unsurlardan birisidir. Verilen hizmetin karşılığında fatura kesmek, kesilen faturaların takip işlemini yapmak ve bu faturaları arşivlemek büyümek isteyen her KOBİ tarafından yapılması gereken bir işlemdir. Fatura keserken nelere dikkat etmek gerekir? En hızlı şekilde nasıl fatura kesilir? Faturanın üzerinde hangi bilgiler yer almalı? 

Gerek fatura kesmeye yeni başlamış olan girişimciler olsun gerek bilgilerini tazelemek isteyen KOBİ’ler olsun fatura kesimine dair merak ettikleri pek çok sorunun cevabını bu içerikte bulabilecekler. 

Faturalar yazıcı ile, el ile ve program kullanılarak kesilebilir. 

Fatura Nasıl Bastırılır?

Resmi bir evrak olduğu için faturayı herkes istediği gibi alıp basamaz. Faturayı basma yetkisi Maliye Bakanlığı tarafınca belirli koşulları sağlamış olan matbaalara verilir. Faturada firmaya ait vergi nu., Mersis nu., banka hesap bilgisi ve sermaye gibi bilgiler yer alır. Basım esnasında matbaaların istedikleri bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

• Vergi levhası
• Yoklama tutanağı veya KDV beyannamesi tahakkuk fişi
• İmza sirküsü
• Ticari sicil gazetesi

Faturalar Nasıl Düzenlenir ve Nasıl Saklanır?

Fatura resmi evraktır. Bundan dolayı düzenlenmesi ile saklanmasına dikkat edilmesi gerekir. Fatura oluşturulduktan ve gerekli bilgileri doldurulduktan sonra kaşesi basılır ve şirketteki yetkili kişi tarafından imzalanır. Faturaların takip ettiği belli bir sıra vardır. Bu sıraya uygun olarak kesilir ve atlanmaz. Fatura kayıp olduğunda vergi dairesine bildirilmelidir. Fatura kesiminde yanlış bir işlem yapılırsa çöpe atılmaz, bütün nüshaların üzerine “İptal” yazısı eklenir ve fatura dosyasında muhafaza edilir.

Faturalar herhangi bir sebepten ötürü parçalanır ya da yırtılırsa, parçaları bantla birleştirilir ve bütün  nüshalarıyla beraber fatura dosyasında muhafaza edilir. Faturalar da diğer tüm belgeler gibi vergi kanunlarından dolayı 5 yıl saklanır.

İşletmeler büyüdükçe firmaların kestikleri faturaların sayısı artar ve belli bir zaman sonra bütün basılı faturaların takibini yapmak zor olacaktır. E-faturaya geçilerek bu yükten kurtulmak mümkündür.

Fatura Kaç Gün İçinde Kesilir?

Ürünün teslimi veya hizmetinden sonraki 7 gün içerisinde faturanın kesilmesi gerekir. Eğer bu 7 günlük dilim ile sonraki aya geçiş varsa fatura, ilgili ayın KDV beyannamesi içinde yer alması gerektiğinden dolayı o ay içerisinde düzenlenmelidir.

Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Fatura, resmi bir evrak olduğundan dolayı içeriğinde birtakım bilgilerin yer alması gerekir. Bu bilgiler de Vergi Usul Kanununun 230. maddesinde belirtilmiştir. Faturada olması gereken bilgiler şu şekildedir:

• Fatura düzenleme tarihi, seri numarası, sıra numarası
• Faturayı düzenleyen kimsenin ad ve soyad bilgisi, ticari unvanı ile adresi, iş yerinin bağlı olduğu vergi dairesi ile hesap bilgileri
• Faturanın kesildiği kimsenin ad ve soyad bilgisi, var ise unvanı, vergi dairesi ile hesap bilgileri
• Verilen ya da satılan hizmetin adı ile KDV oranı, birimi ile toplam fiyatı
• Satışı yapan veya hizmeti veren tarafın kaşesi veya yetkili kişisinin imzası

Fatura Fotokopisi Geçerli Sayılır mı?

Faturanın asıl nüshası olması önemlidir. Faturanın fotokopisi ve proforma fatura geçersiz olur. Faturanın aslı kaybolursa ikinci veya üçüncü nüshadan fotokopi alınır, “Aslı gibidir” kaşesi basılır ve yetkili kişilerce imzalanır. Yurt dışından gelen faturalarda ise orijinal olup olmadığına bakılmamaktadır.

Açık Fatura ile Kapalı Fatura Nedir?

Vadeli satış yapıldığı zaman faturanın üst bölümüne kaşe vurulup imzalandığında açık fatura olur. Peşin ödemeli bir satış yapıldığında da fatura bedelinin peşin şekilde alınmış olduğunu göstermek adına faturanın alt bölümü kaşelenip imzalandığında kapalı fatura olur.