GİB Portal Nedir, Ne İşe Yarar?

Bilindiği gibi Gelir İdaresi Başkanlığı Vergi Usul Kanunu’nda değişikliğe gitti ve bu değişiklikler 1 Temmuz 2022 itibariyle geçerli olacak. Özellikle e-fatura ve e-arşiv uygulamaları şirketler için zorunlu hale geliyor. E-fatura, e-arşiv işlemleri ise GİB Portal üzerinden gerçekleştiriliyor. GİB Portal nedir, ne işe yarar? GİB Portal nasıl kullanılır? GİB Portal hakkında merak edilenleri yazımızda derledik.

GİB Portal adından da anlaşılacağı gibi Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait bir portal. Bu portal üzerinden e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu ve e-bilet gibi dijital dönüşüm uygulamaları kullanılabiliyor. Fatura oluşturmak ve kesmek gibi temel işlemlerin gerçekleştirilebildiği bu uygulamayı kullanabilmek için sisteme giriş yapılması gerekiyor. E-fatura mükellefi olmayanlar da İnternet Vergi Dairesi bilgileriyle bu sisteme giriş yapabiliyor.

GİB Portal’a nasıl giriş yapılır?

GİB Portal’a Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesi aracılığıyla giriş yapılabiliyor. Sisteme giriş yapmanın farklı yöntemleri de var. Mali mühür kullanmak ve internet veri dairesi aracılığıyla sisteme giriş yapmak diğer yöntemler olarak karşımıza çıkıyor.

Mali Mühür kullanarak GİB Portal’a girmek: Mali mühür kullanarak GİB Portal’a girilebilmesi için e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye gibi uygulamalara dahil olmak gerekiyor. Daha sonra mali mühür kullanılarak sisteme giriş yapılabiliyor. Şahıs şirketlerinde ise durum farklı. Şahıs şirketlerinin mali mühre ihtiyacı yok, e-imza yeterli oluyor.

İnteraktif vergi dairesi ile GİB Portal’a girmek: E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye mükellefi olmayanlar GİB Portal girişini İnteraktif Vergi Dairesi aracılığıyla yapabiliyor.

GİB Portal nasıl kullanılıyor?

GİB Portal’ı pratik şekilde kullanabilmek için bazı bilgileri önceden edinmekte fayda var. İşte GİB Portal’ı sorunsuz kullanabilmenin adımları:

• Ekranda sol üst köşede "Modül Seç" seçeneğine ve ardından "e-Arşiv Portal" seçeneğine tıklanmalı.  
• Firma tanımladıktan sonra "Belge İşlemleri" seçeneğinin altında bulunan "e-Arşiv Fatura oluştur" seçeneğine tıklanmalı. Burraya tıkladıktan sonra e-fatura oluşturmak mümkün hale geliyor.
• Fatura oluşturma işleminin ardından "Taslaklar" başlığı tıklanarak oluşturulan fatura control edilmeli.
• Onay işlemlerinin ardından fatura işlemi tamamlanıyor.

GİB Portal şifresi nasıl alınıyor?

İnternet vergi dairesi ya da vergi daireleri aracılığıyla GİB Portal şifresi alınabiliyor. İnteraktif vergi dairesi üzerinden şifre edinmek için internet sitesindeki “Kayıt Ol” butonuna tıklamak gerekiyor. Açılan ekranda gerçek ya da tüzel kişi seçenekleri arasından uygun olan seçiliyor. Gerçek ve tüzel kişi olmak arasında fark ise şöyle:

Gerçek kişilerin kimlik bilgilerini içeren formu doldurmaları ve beyan metnini imzalamaları gerekiyor. Ardından ekranda şifreyi belirleyerek cep telefonu bilgisi girilmeli. Ardından sistem tarafından gönderilen şifre SMS Onay Kodu alanına giriliyor ve cep telefonu doğrulanıyor. Yapılan işlemin ardından kullanıcı kodu ve parola bilgileri görüntülenebiliyor. Tüm bu bilgilerle portale girilebiliyor. Tüzel kişilerin başvurusu ise kanuni temsilciler tarafından yapılabiliyor. Temsilci, bilgileri MERSİS kayıtları üzerinden doğruluyor. Yine kimlik bilgilerini giriliyor ve “Kayıt Ol” butonuna tıklanıyor. Kontrol ve doğrulama aşamalarından sonra ise taahhütname ekranına geliniyor ve interaktif vergi dairesi şifre taahhütnamesi onaylanıyor. Böylelikle şifre belirleniyor. Tüzel kişi kaydının gerçekleştiğine dair kullanıcı kodu ve şifre bilgilerini içeren kayıt ekranında son olarak “Tamam” seçeneğinin tıklanması gerekiyor.

Özel entegratör kullanmak avantajlı mı?

Bazı gerçek veya tüzel kişiler GİB Portal’ı kullanmak yerine özel entegratör kullanmayı tercih edebiliyor. Özel entegratör kullanmanın avantajları var elbette. Örneğin, çok daha fazla ve uzun süreli fatura arşivlenebiliyor. Bulut tabanlı sistemler sayesinde ise istenen tüm cihazlar sayesinde sistem kolaylıkla kullanabiliyor. Olası sorunlara müdahale etmek de çok daha kolay hale geliyor ve tüm bu işlemleri profesyoneller gerçekleştiriyor.