E-fatura mükellefleri fatura kesmeye başlamadan önce iki kavram hakkında bilgi sahibi olmalılardır. Bunlar ticari e-fatura ve temel e-fatura kavramlarıdır. E-faturanın farklı iki türü olan bu kavramlar, özellikleri yönünden birbirlerinden ayrılırlar. Faturanın hangi e-fatura senaryosuyla düzenleneceğini bilmek bu kavramlar hakkında bilgi sahibi olmak ile mümkün olur.
Temel E-Fatura Ne Anlama Gelir?
Temel e-fatura, e-fatura türlerinden birisidir. Temel e-fatura, faturanın göndericiden alıcıya iletilmesine dayalı bir e-fatura senaryosudur. Temel e-fatura uygulamasında alıcı olan taraf kendisine iletilmiş olan faturayı söz konusu faturada herhangi bir teknik sorun yok ise kabul etmekle sorumludur. Yani bu senaryoda alıcının kendisine iletilmiş olan faturayı reddetmesi söz konusu olmaz. Ancak faturada herhangi bir teknik sorun fark edilirse alıcı tarafından yapılan itiraz ile söz konusu faturanın iptal edilmesi mümkündür. Temel e-fatura alıcıya iletildiği an itibariyle onaylanmış olarak kayıt edilir.
Ticari E-Fatura Ne Anlama Gelir?
E-fatura türleri içinden bir diğer fatura çeşidi olan ticari e-faturada da gönderici, faturayı alıcıya ilettiğinde alıcının kendisine ulaşmış olan ticari faturayı kabul etmesi, iptal etmesi veya reddetmesi mümkündür. Bundan dolayı gönderici taraf, alıcıya ticari e-faturayı düzenleyip ilettiği zaman alıcıdan bu fatura ile ilgili bir yanıt bekler. Yani ticari e-fatura, temel e-faturadaki gibi alıcıya iletildiği an onaylanmaz, alıcıdan onay bekler.
Görüldüğü gibi temel e-fatura ve ticari e-fatura birbirlerinden özellikleri itibariyle farklı olan iki e-fatura senaryosudur diyebiliriz. Ulaşan faturanın hangi tür e-fatura ile kesildiğini anlamak için faturanın “Senaryo” yazan açıklama kısmına bakılır.
Ticari E-Fatura ile Temel E-Fatura Arasındaki Farklar
Öncelikle kesilecek fatura, e-fatura ile e-arşiv olacak biçimde ikiye ayrılır. Faturanın kesildiği sistem bunu otomatik şekilde belirleyip karşı tarafa iletir. Eğer alıcıya kesilen fatura e-faturaysa söz konusu bu fatura kendi içerisinde ticari e-fatura ve temel e-fatura olarak iki ayrı senaryo oluşturur. Ancak, e-arşiv faturası kesildiyse faturanın senaryosu sadece e-arşiv fatura şeklinde görünür.
Ticari e-fatura ve temel e-fatura senaryolarının arasında bazı farklar vardır. Bu farklar aşağıda sıralandığı şekildedir.
Alıcıya iletilmek üzere kesilen e-fatura temel e-fatura senaryosu ile oluşturulduğunda bu fatura alıcı tarafa ulaştığı an itibariyle alıcı tarafınca kabul edilmiş olarak varsayılır. Faturada yalnızca teknik bir sorun olması hâlinde alıcı taraf faturayı reddetme hakkına sahip olur.
Kesilecek fatura ticari e-fatura hâlinde oluşturulursa bu fatura alıcı tarafa iletildiği an itibariyle alıcıdan onay cevabı ya da ret cevabı beklenir.
Temel e-fatura ile ticari e-fatura senaryolarının arasındaki farklar sebebi ile taraflar da duruma göre farklı taleplerde bulunabilirler. Bu sebepten dolayı faturayı kesmeden evvel alıcıyla bu iki senaryo içinden hangisinin tercih edileceği konusunda mutabakata varılması gerekir. Eğer bu imkân yoksa karar verme aşamasında ticari e-fatura kesmek tercih edilebilir. Çünkü ticari e-faturada alıcının bunu reddetme ya da onaylama hakkı korunmuş olur. Özellikle ticari ilişkilerde alıcı taraf, tercih hakkını kullanmak ister.
Ticari E-Fatura Nasıl Reddedilir?
Ticari e-fatura, sahip olduğu özellik gereğiyle kesilip alıcı tarafa iletildikten sonra alıcı tarafın onayı beklenir. Alıcı taraf, fatura için 8 gün içinde onay veya ret cevabı vermezse ticari e-fatura otomatik şekilde onaylanır.
Bir ticari e-faturanın kabulünden sonra reddedilmesi için alıcı tarafın, KEP sistemi yoluyla ticari e-faturayı gönderen kuruma ya da kişiye yazı göndermesi gerekir. Tarafların anlaşma sağlaması ile beraber karşılıklı şekilde bu yazı arşive eklenir ve bu işlem sonucunda faturanın iptali gerçekleşmiş olur.
