Dijital ortamda faturaların düzenlenmesi, daha güvenli bir hale gelmiştir. Normal kağıtlarla düzenlenen faturaların ekstra maliyet gerektirmesi ve her birinin kontrolünü sağlamak fazlasıyla uğraştırıcı olduğundan dolayı birçok kişi E-Fatura sistemine geçiş yapmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı kurallarına göre 5.000.000 TL üzerinde yıllık cirosu olan şirketlerin bu sisteme geçme zorunluluğu bulunuyor. Sisteme geçenlerin birçok avantajdan faydalanması söz konusu olmaktadır. Bu avantajların en başında ise faturaların kontrolünü kolaylaştırmak ve fatura düzenleme maliyetlerinin en aza indirgenmesidir. E-Arşiv Faturası ile E-Fatura arasındaki en büyük fark ise kullanım alanlarıdır. E-Fatura sisteme dahil olan şirketlerle yapılabilecek düzenlemelerle alakalıdır. E-Arşiv Faturası ise sisteme kayıtlı olmayan şirketlere fatura kesimi yapan bir sistemdir. Aralarındaki bu farktan dolayı kullanım alanları da değişkenlik göstermektedir.
Sisteme kayıt olmayan şirketlere bile bu sistem üzerinden fatura kesmek mümkündür. Faturaların raporlanması, düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi sistemin özellikleri arasında yer almaktadır. Sisteme geçiş yapmak zorunda olan kişilerin kayıtlı olmayan kişilere bile fatura işlemlerini sürdürebilmesi, birçok problemin giderilmesine yardımcı oluyor. Bu sayede kullanım kolaylığı ön plana çıkarak, şirketlerin fatura maliyeti de en alt düzeye indirgeniyor. E-Arşiv Faturası şirketlerin kullanım kolaylığını sağladığından dolayı birçok şirket kendi isteğiyle bu sisteme dahil oluyor. Sisteme dahil olan şirketlerin Gelir İdaresi Başkanlığı kurallarına da uyması zorunludur. Aksi taktirde cezai işlemlerin başlaması söz konusu olacaktır.
Normal Fatura Sistemi ile E-Fatura Arasındaki Farklar
Normal fatura ekstra maliyet gerektiren, faturaların karışmasına sebebiyet veren bir sistemdir. Şirketlerin bu faturalar üzerinde fazlasıyla durması ve herhangi bir şekilde kaybedildiğinde problem yaşanması, zorlukları üst düzeye çıkartıyor. E-Fatura sistemi ise şirketlerin tüm fatura işlemlerini dijital ortamda tamamlayarak, güvenliği üst düzeye taşıyor. Faturaların dijital ortamda muhafaza edilmesi, birçok problemin giderilmesine yardımcı oluyor. Aranan belgelerin bulunmaması gibi bir durum söz konusu değildir. Arama çubuğundan bilgiler girildiği taktirde eski belgelerin bulunması söz konusu olmaktadır. Bu sayede kağıt, klasör ve çeşitli basım masraflarının ortadan kalkması mümkün hale geliyor. Birçok şirketin bu sisteme dahil olması ve kendi problemlerini kolaylıkla giderebilmesi avantajları da beraberinde getiriyor.
Fatura daha fazla masraf çıkarırken,E-Fatura sistemi bu masrafların en aza indirgenmesine yardımcı olmaktadır. Arşiv içerisinde tüm bilgilerin yer alması ve raporlanması da kolay bir şekilde tamamlandığı için birçok şirket kendi isteğiyle bu sisteme dahil olmuştur. Sisteme dahil edilme zorunluluğu bulunan şirketlerin de bütçesini koruma altına alması mümkündür. Kağıt, basım, klasör, arşiv ve çok sayıda çeşitli masraflar bütçeyi olumsuz etkileyebilen bir durumdur. Normal faturadan kurtulmak isteyen kişilerin sisteme dahil olması, güvenlik problemlerini de ortadan kaldırıyor. Faturaların normalde kaybolması olağan bir durumdur. Bunu aşabilmek için dijital ortam üzerinden kontrolün sağlanması en mantıklı işlemler arasında yer almaktadır.
E-Arşiv Faturası ve Dijital Dönüşümün Faydaları Nelerdir?
Dijital dönüşümün en büyük faydası, şirketlerin daha iyi bir düzeyde işlerini yürütmesidir. Fatura işlemlerinin dijital ortamda yürütülmesi, güvenliği üst düzeye çıkarmakta ve doğayı korumaya yardımcı olmaktadır. E-Arşiv Faturası şirketlerin kurumsal ve teknolojik bir düzeyde fatura işlemlerinin gerçekleşmesine olanak tanıyor. Bu sayede şirketler, kendi işlerini daha iyi bir şekilde yönetirken kolaylıktan da faydalanabiliyor. Arşiv içerisinde eskiye dair hiçbir fatura kaybolmuyor ve ihtiyaç duyulduğu taktirde raporlanması veya düzenlenmesi mümkündür. Bu sayede fatura işlemleri en iyi şekilde muhafaza edilirken işlem kolaylığı da sağlıyor. Zorunlu hale gelen bu sistemin, birçok avantajı beraberinde getirmesi gereksiz masrafların tamamen ortadan kalkmasına yardımcı olmuştur.
