Elektronik fatura ile kağıt fatura arasındaki en büyük fark dijital ortam ile gerçek ortam üzerinde fatura düzenlemektir. E-Fatura sistemi masrafları en aza indirgerken, kağıt fatura sistemi masrafların üst düzeye çıkmasını sağlamaktadır. Kağıt faturada dosya, kağıt, klasör ve arşivleme masrafları ön plana çıkmaktadır. Bu tarz ekstra masrafların önüne geçmek için elektronik fatura ve E-Arşiv Faturası sistemine geçiş yapmak gerekir. Kağıt fatura sisteminde bulunan mükelleflerin elektronik fatura avantajlarından faydalanabilmeleri için sisteme geçtiği aşikar bir durum haline gelmiştir. Dijital ortamda fatura kesmek ve fatura işlemlerini yapmak daha az masraf gerektirir aynı zamanda daha pratiktir. Bu sayede mükelleflerin zaman ve ekonomik tasarrufu yapması mümkün hale gelir.
Kağıt fatura sisteminde fatura kesimi yapmak fazlasıyla zaman alabilmektedir. Fazlasıyla zaman alması, mükelleflerin zaman kaybı yaşamasına sebebiyet vermektedir. Bu sayede mükellefler, E-Fatura sistemine geçiş yaparak zaman tasarrufu yapmaktadır. Sistemin sahip olduğu özellikler sayesinde şirketler teknolojik düzeyde gelişim sağlamaktadır. Böylelikle şirketler kendi fatura işlemlerini yaparken herhangi bir problem yaşamamakta ve müşterileriyle kendi teknolojik düzeylerini tanıştırabilmektedir. E-Arşiv Faturası sayesinde geçmişe yönelik, sisteme kayıt olmayan müşterilere fatura kesimi yapılabilmektedir. Sisteme dahil olmayan kişilerin sisteme dahil olmayan kişilere fatura kesebilmesi söz konusu olamaz. Çünkü elektronik fatura sistemi sayede sistemde bulunan kullanıcılara fatura kesimi yapabilmektedir. Kağıt fatura kesimlerinde ticaret anlaşmazlıkları olabilmektedir. Elektronik fatura ise tüm bunları engelleyebilecek bir sisteme sahiptir.
Kağıt Fatura ile E-Fatura Kesimi Arasındaki Farklar Nelerdir?
Kağıt fatura kesildiğinde müşteriye iletilmeli veya kargo ile müşteriye yollanmalıdır. E-Fatura ise bu durumu daha masrafsız bir hale getirmektedir. Fatura dijital ortam üzerinden kesilir ve müşteriye sistem üzerinden veya elektronik posta yoluyla yollanır. Böylelikle şirketlerin kargo masraflarına girmesine gerek kalmaz. Yapılan bu çalışmalar sayesinde müşterilerimiz, kendi ekonomik gelişimlerini sağlamaktadırlar. E-Arşiv Faturası sayesinde bütçenin daha doğru yerlerde kullanılması söz konusu olur. Tüm bunların yanı sıra elektronik fatura sisteminde iki adet fatura kesim alternatifi yer almaktadır. Bu fatura alternatifleri temel ve ticari olarak ayrılmıştır. Alternatifler, ticaret anlaşmazlıklarının üstesinden gelmektedir.
Temel fatura, otomatik onaylanmış bir şekilde müşteriye gönderilir ve iptal, iade işlemlerine gerek kalmaz. Ticari fatura ise müşteri onayına gitmektedir. Müşteri onaylamadığı taktirde faturanın tekrardan kesilmesi gerekir. E-Fatura sisteminde alternatiflerin yer alması alıcı ile satıcı arasındaki ticaret problemlerinin üstesinden gelmektedir. Aynı zamanda bu alternatifler, E-Arşiv Faturası sisteminde de yer almaktadır. Mükellefler, sisteme geçiş yaptığı taktirde sistem üzerinden fatura kesimi yapabilmekte ve istediği alternatifi seçebilmektedir. Alternatiflerin mükelleflere sunulması, daha rahat fatura işlemlerini yapmalarına ve ticaret anlayışına uymalarına sebebiyet vermektedir. TS Ofis üzerinden bu tarz işlemlerin yapılması fazlasıyla basittir. Kağıt fatura sisteminde genellikle bu tarz problemler yaşandığı için birçok şirket elektronik fatura sistemine geçiş yapmıştır.
E-Arşiv Sisteminde Kesilen Faturalar Nasıl Muhafaza Ediliyor?
E-Arşiv sisteminde kesilen tüm faturalar dijital ortam üzerinde muhafaza edilmektedir. Bu sayede müşteriler istedikleri şekilde geçmişte kesilen faturalara ulaşabilmektedir. TS Ofis üzerinden arama butonu sayesinde eskiye dair kesilen tüm faturalara ulaşabilmek mümkün hale gelmektedir. E-Arşiv Faturası sistemi tüm bu avantajları sunduğu için birçok E-Ticaret şirketi de, bu sisteme geçiş yaparak fatura kesim problemlerinin ve masraflarının önüne geçmiştir. E-Fatura sisteminde fatura kesimlerinin dijital ortam üzerinde yapılması, masrafların en aza indirgenmesine sebebiyet vermekte ve ticaret anlaşmazlıklarının üstesinden gelmektedir. Bu sayede mükellefler, dijital ortam üzerinden faturalarını daha kısa süre içerisinde kesebilmekte ve müşterilerine dilediği taktirde elektronik posta yoluyla gönderebilmektedir.
E-Arşiv sistemi, kesilen tüm faturaları muhafaza etmektedir. Tek bir faturanın kaybolması bile mümkün değildir. Kesilen tüm faturalar, E-Arşiv Faturası sisteminde kayıt edilir ve mükellef istediği zaman faturalara ulaşabilmektedir. E-Fatura sistemine geçiş yapmakta zorunlu olan ve olmayan tüm mükellefler, memnuniyetlerini dile getirmektedir. Teknoloji çağında yaşandığından dolayı şirketlerin de E-Dönüşüm projesine imzasını atması gerekir. Aksi taktirde diğer şirketlerden geride kalacak, daha fazla masraf yapacak ve aynı zamanda zaman kaybı yaşanacaktır. Bu yüzden şirketler elektronik fatura sisteminde geçiş yaparak, kendi finansal yönetimlerini daha kolay bir şekilde yapmanın keyfini yaşamaktadır. TS Ofis üzerinden tüm bu işlemlerin yapılması ve avantajların elde edilmesi mümkündür.
Kağıt Fatura Sisteminden Neden Vazgeçmeli?
Kağıt fatura sistemi ticaret anlaşmazlıklarına, daha fazla masrafın oluşmasına, fatura işlemlerinin zorlaşmasına, fatura kesimlerinin maliyetini üst düzeye çıkarmasına sebebiyet vermektedir. Bu yüzden şirketler E-Fatura sistemini kullanarak fatura işlemlerini yapmaktadır. Birçok şirketin bu sisteme dahil olması ve kendi fatura işlemlerini dijital ortam üzerinden gerçekleştirmesi, diğer şirketlerin de sisteme dahil olmalarına sebebiyet vermiştir. Çünkü şirketler, daha fazla masraf yapmak istemiyor ve teknoloji çağına uyum sağlamak istiyor. Bu yüzden şirketler E-Arşiv Faturası sistemine de geçiş yapıyor. E-Arşiv sisteme dahil olmayan müşterilere fatura kesimi yapmakta ve aynı zamanda mükelleflerin tüm faturalarını güvenli bir şekilde muhafaza etmektedir.
Kağıt faturaların arşivlenmesi fazlasıyla maliyet gerektirmekte ve aynı zamanda faturaların bulunmasına engel olmaktadır. Bu yüzden şirketler, sisteme geçiş yapmaktadır. E-Fatura sistemi üzerinden faturaların arşivlenmesi için ek ücret ödemeye gerek kalmıyor. Faturalar otomatik bir şekilde E-Arşiv Faturası sisteminde muhafaza ediliyor ve mükellefler arşiv masrafından, derdinden kurtuluyor. Tüm bu avantajların sunulması, birçok şirketin finansal yönetimini kolay hale getirmiştir. Kesilen tüm faturaların kontrolünü sağlamak, E-Arşiv sistemi sayesinde kolay hale gelmektedir. Şirketler TS Ofis kullanarak, sisteme dahil olursa aynı zamanda stok takibi ve muhasebe işlemlerini de yapabilmektedir. Bu işlemlerin yapılması, teknolojik altyapıyla sağlanmış ve herhangi bir şekilde güvenlik problemi oluşturmamaktadır.
E-Fatura Sisteminde Geçmişe Yönelik Fatura Kesilebiliyor Mu?
Elektronik fatura sisteminde geçmişe yönelik fatura kesimi yapılabilmektedir. Geçmişe yönelik fatura en fazla yedi gün öncesine kesilebilmektedir. Yedi gün öncesinden fazlasına fatura kesimi yapan kişiler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından cezalandırılır ve bu ceza fazlasıyla yüksek maliyetlere sebebiyet vermektedir. E-Fatura sisteminde bu tarz kuralların yer alması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanmıştır. Kurallara uymayan şirketler kısa süre içerisinde cezalandırılmaktadır. E-Arşiv Faturası sistemi sayesinde fatura işlemleri daha kolay bir şekilde hallediliyor. Şirketler E-Arşiv kullanarak, kendi fatura işlemlerini hızlı bir şekilde tamamlıyor. Geçmişte kesilen tüm faturalar, kolay bir şekilde bulunmaktadır. Bu sayede şirketler müşterileriyle herhangi bir şekilde fatura problemi yaşamamaktadır.
Temel ve ticari faturaların hepsi, E-Arşiv sisteminde muhafaza edilir. E-Arşiv sisteminde tüm faturalara ulaşabilmek mümkündür. Geçmişe yönelik faturaların E-Fatura sistemi sayesinde kesilmesi ve muhafaza edilmesi, birçok şirketin fatura problemlerini gidermesine sebebiyet vermiştir. Bu sayede mükellefler, herhangi bir problem yaşamadan faturalarını kesebilmekte ve geçmişte kestiği tüm faturalara ulaşabilmektedir. Tüm bunların yanı sıra fatura kesim masrafları en aza indirgenmiştir. Kağıt fatura kesimi gibi üst düzey masraflar çıkarmamaktadır. Kağıt faturada kağıt, dosya, klasör ve çeşitli baskı masrafları yer almaktadır. E-Arşiv Faturası sisteminde bu tarz masraflar bulunmamaktadır. Bu sayede şirketler tasarruf yaparak, kendi harcamalarını yapılandırabilmektedir. Harcamaların daha gerekli yerlere yapılması mümkün hale gelmektedir.
