Stok takibi; depolara giren ve çıkan ürünün takibinin yapılması, ürünün tedarik edildiği zaman diliminin ve depo içinde kalma sürecinin belirlenmesi şeklinde tanımlanabilir. Stok takibinin yapılması, stok devir hızını belirler.

Stokların ve ürünlerin takibi yapıldığında, e-ticaret sitesinde satışa sunulan ürünlerin takibi de yapılmış olur. Stok takip edilmediğinde depoda hangi ürünlerin olduğu bilinmez. Satışta gösterilen ürünü müşteriler satın aldığında ürün stokta olmadığı için gönderilemez ve bu da büyük ölçüde marka güvenini zedeler. Tüm bunlar ile birlikte stok devir hızını da belirlemek, hangi ürüne hangi dönemlerde sık talep geldiğini görebilmek ve hangi ürünün daha az ya da daha fazla satıldığını görmek açısından bu hamleleri gerçekleştirmek fazlasıyla önemlidir.

E-ticaret dünyasında stok takibi, siparişlerin yönetimi, siparişlerin kargolanması ve bunları takriben stokların yenilenmesi oldukça önemli olan konulardan birisidir. Stok takibi yapılırken öte yandan da stok yönetimi çalışmaları yapılacağından dolayı tüm bu noktalar birbirleri ile alakalı olan konulardır. Stokların düzenli şekilde takip edilmesi, e-ticaret sitesi üzerinden satış yapıldığında stokların eksik olması sebebi ile yaşanabilecek geri dönüşüm azalmalarına önlem olacaktır. Peki, bu çalışmaların yapılabilmesi için neler yapmak gerekir? Bu içeriğimizde bu konuyu ele alacağız.

İlgili Kişileri ya da Ekibi Belirlemek

E-ticaret sitesinde satışa sunulan ürünlerin sayısına bağlı olarak stokların takibini yapacak olan kişileri ya da ekibi belirlemek gerekir. Düzenli bir şekilde bu takibi yapmak önemlidir. Otomasyon sistemler ile düzenli şekilde e-ticaret sitesindeki satışlardan sonra stokların takibi yapılıyor olunsa bile bu işten sorumlu olacak kişileri veya ekibi belirlemek, stok takibi işinin yönetim sorumluluğunun kimde olacağını görmeyi sağlar.

Ürünleri Kategorilere Ayırmak

Stokların daha iyi kontrol edilmesi ve takibinin daha kolay yapılması için ürünlerin kategorilere ayrılması da oldukça önemli detaylardan birisidir. Böylece stok takibi yapılırken, ürünlerin farklı kategoriler altında bölünmüş hâlleri ile kontrol işlemi daha kolay sağlanır. Ürün odaklı olan kategorizasyonun yanında az satan ve çok satan ürünlerin de kategorize edilmeleri gerekir.

Çok satan ürünler kategorisinde, tutulan stokun adedi arttığı gibi ürünlerin stok takibinin de sık şekilde yapılması gerekir. Bunun tersine az satılan ürünler kategorisinde de stokların adetleri az tutulduğundan dolayı takip işlemleri için uzun bir aralık gerekir. Bu ürünlerin gruplarını belirlemek, takip işlemlerini de kolaylaştırarak daha da organize şekilde yapılmasını sağlar.

Tekrar Sipariş Verme Oranlarını Belirlemek

Ürünlerin tedariğini yapma aralığı da stok takibi süreci içinde önem verilmesi gereken konulardan birisi olacaktır. Hangi üründe hangi sıklıkta sipariş verildiğini hesaplamak adına stok takibini düzenli bir şekilde yapmak gerekir. Bu süre belirlendiğinde hangi ürünlerde ne aralıkta stok güncellemesi yapılması gerektiği belirlenip e-ticaret sitesinin stok durumu düzenli şekilde korunabilir.

Bu çalışmanın diğer bir adı stok devir hızıdır.

FIFO Kuralından Yararlanmak

Stok takibi yapılırken, stoka giren ve stoktan çıkan ürünlerin ne çeşit bir sistem içinde kontrol edilebileceğini belirlerken FIFO kuralından faydalanılabilir. FIFO yani first in – first out, stoka ilk giren ürün ilk çıkan ürün olur mantığı ile ilerlemektedir. Bu noktada bir sipariş alındığında soka ilk giren ürünün sipariş sıralamasında ilk önce gönderime sokulması temeline dayanır. Stokun yeni kalması ve eksik ürün kalmasının önüne geçebilmek adına FIFO kuralından faydalanılabilir. 

Stok Fazlası Olan Ürünleri Takip Etmek

Stok yönetimi ve takibi yapılırken, elde kalmış olan ve stok fazlası ürünlerin de takibinin yapılması gerekmektedir. Zaman zaman bazı ürünler beklendiği miktarda satılamayabilir ve böyle durumlarda stok fazlası olan ürünler markalara ekstradan masraf çıkarabilir. Depo maliyetleri ile ürünün eskimesi ve benzeri sorunlar stoktaki ürünlerin zarara uğratmasına sebep olabilir. Bu faktörün önüne geçebilmek için stok takibi yapılırken ürünün stoka giriş süreleriyle ne kadar zaman boyunca stokta kaldıkları takip edilmelidir. 

Bu durumların takibi yapılmadığında stoktaki fazla ürünleri elden çıkarmak için farklı kampanyalar ya da bundle çalışmaları yapılabilir. 

Gelecek Tahminleri Yapmak

Stokları takip ederken gelecek dönemlerde ne kadarlık talebin hani ürüne geleceğini belirlemek gerekir. Özellikle indirim dönemleri ve kampanya dönemlerinde tüketici taleplerine yönelik analiz yaparak dönemsel gelecek tahminleri oluşturulup eldeki stoklar yönetilebilir.