Puantaj Nedir? Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?
İş hayatı içinde çokça karşılaşılan ama tam tanımının kolay yapılmadığı bir kavramdır puantaj.
Gelin, önce puantajın tanımını yapıp ne işe yaradığını ve nasıl hazırlandığını açıklamaya çalışalım:
Puantaj, bir işletmede çalışanların saat ya da gün bazında çalışma sürelerinin kayıt altında tutulması ve raporlanmasıdır.
Puantaj Cetveli Nedir?
İşçinin puantaj üzerinde gösterilen çalıştığı günler, fazla mesai süreleri ve devamsızlık gibi bilgilerin bulunduğu tabloya Puantaj cetveli denir.
Puantaj cetveli, puantaj takibiyle çoğu zaman yan yana kullanılır, hatta birbirlerinin yerine geçerler.
Bir firmadaki çalışanların, hak edişlerini doğru şekilde hesaplamak için şirket tarafından tutulan kayıtların geneline puantaj takibi ya da işçi puantajı adı veriliyor.
Puantaj takibi, tüm firmalar için önemli olsa da taşeron firmalar açısından üst düzeyde bir anlam ifade ediyor.
Çalışanın standart çalışma günleri, işe gelmediği günler, resmî tatillerdeki mesaileri, ekstra çalışma saatleri ve daha birçok detayı barındıran puantaj tablolarının, herhangi bir hak ihlaline yol açmamak için doğru şekilde tutulması gerekiyor
Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?
Puantaj takibinin sağlıklı yapılması puantaj cetvelinin titiz hazırlanmasıyla mümkündür.
Puantaj takibinin temel amacını, ilgili ay içerisinde personelin işe geliş ve çalışma sürelerine bağlı olarak alacağı ücretler oluşturur.
Bu temel amacı sağlayan her işlem aslında puantaj takibinin yapıldığı anlamına geliyor. Ancak puantaj takibini zorlaştıran ya da kolaylaştıran araçlar, işlemler ve süreçler de bulunuyor.
Örneğin; çeşitli sebeplerden dolayı elektronik ortama ve tamamen otomatik adımlara bağlı personel devam kontrol sistemi kullanmayan veya kullanamayan firmalarda, puantaj takibi genellikle manuel (elle yazılarak) ve Excel üzerinden yapılıyor. Bu da puantaj takibi için çok daha fazla iş gücü ve yüksek hata payı anlamına geliyor.
Bir firmanın, elektronik tabanlı personel devam kontrol sistemi kullanmamasında çalışılan ortamdan teknolojik yetersizliğe, süreden maliyete pek çok sebep bulunabilir.
Bu tarz durumlara şantiyeler başta olmak üzere, benzeri ofis dışı çalışma alanlarında çokça rastlanır. Yeni kurulan ve pek çok taşeronun çalıştığı bir şantiyede, özellikle ilk etaplarda gelişmiş bir personel devam takip sistemi kurmak neredeyse imkânsız olduğu için, puantaj takibinde daha eski ve zor yollar tercih edilir.
Bu yolların başında bilgisayar ortamında veya bilgisayardan çıktı alarak puantaj listeleri oluşturmak geliyor. Excel aracılığıyla oluşturulan bu listeler sayesinde tüm personellerin çalıştıkları günler, saat aralıkları, resmî tatillerdeki mesai durumlarıyla birlikte işe gelmedikleri günler ve benzeri detaylar kayıt altına alınır.
Excel üzerinden veya çıktısı alınan listeler aracılığıyla manuel olarak bu işlemi gerçekleştiren görevlilere ise puantör adı veriliyor.
Puantaj Takibi İçin Excel Tablosu Oluşturma
İşçi çalışma saatleri çizelgesi örneği için temel olarak Excel’de; çalışanların isimleri, çalışma günleri ve ekstra not kısmı yer alması yeterli oluyor.
Excel’de ilk sütunda baştan aşağı çalışan isimleri yazılabilir, ilk satıra ise ayın başından sonuna kadar olan günler sıralanabilir.
Böylece her çalışan için o gün işe gelip gelmediğinin ve hangi saatler arasında çalıştığının notunun alınabileceği bir alan oluşturulur. Ayın tüm günlerinden sonra gelen son sütunu da çalışanın o ayki özel durumlarıyla ilgili; örneğin rapor nedeni, toplam mesai miktarı ve benzeri gibi ayrıntılar için not alanı olarak kullanılabilir.
Puantaj Takibi İçin Excel Örnekleri?
Puantaj Excel tablo örnekleri, tamamen aynı amaca hizmet eden ve birbirine benzeyen tablolardan oluşur genellikle.
Yalnızca yazı tipi, zemin rengi, tablo stili gibi görsel detaylarda farklılaşan Excel’de tablo oluşturma yolları, aylık olarak tüm personellerin listesini ve çalışma günlerini, saatlerini not alabilme, takip ve kontrol edebilme imkânı sunar. İnternet üzerinden bulunabilecek hazır Excel tabloları da bu konuda büyük ölçüde işe yarayabilir.
Puantaj takibinde tablolar kadar önemli olan diğer bir detay, sağlıklı bir şekilde çalışanları kontrol etmektir. Çalışanların işe gelip işten gittiği zamanlar, raporlu ya da izinli olduğu günler ve resmî tatillerdeki durumu net bir şekilde kontrol altında tutulmadığında doğru olmayan sonuçlar ortaya çıkabilir, yaşanan belirsizliğe bağlı olarak ilgili şirketin ya da çalışanın olumsuz yönde etkilenme ihtimali söz konusu olabilir.
Puantaj Takibi Dikkat Edilmesi Gerekenler Listesi
Sağlıklı bir puantaj takibi için çalışan isimlerini, çalışma günlerini not aldınız; bu çalışma günleri içerisinde yer alan resmi tatilleri işaretlediniz ve sonuç olarak puantaj takibi için gerekli olan Excel dosyanızı hazırladınız. Çok güzel ancak İş Kanunu ile tezat oluşturmamak için dikkat etmeniz gereken birçok detay bulunuyor.
Doğru bir puantaj takibi için yılında dikkat edilmesi gerekenler neler? sorusunu cevaplamaya çalışalım:
- Herhangi bir ayın toplam gün sayısına bakılmaksızın her ay standart olarak 30 gün üzerinden hesaplanır. Bir ayın toplam 28 gün ya da 31 gün olması, ancak işçinin gelmediği günler o aydan çıkarılırken dikkate alınıyor. Bunun dışında her ay 30 günmüş gibi düşünülerek prim ödemesi yapılır.
- Tıpkı diğer aylarda olduğu gibi, toplamda 28 gün olmasına rağmen iş yeri tarafından çalışan primleri 30 gün olarak ödenen şubat ayında, herhangi bir işçi 2 gün devamsızlık yaptığı takdirde 28 günden 2 gün düşülüyor. Bu da şubat ayında aslında 2 gün gelmemiş olan bir işçiden toplam 4 gün kesinti yapıldığı anlamına geliyor.
- Eğer herhangi bir çalışan, işe girdiği ay içerisinde işten çıkar veya çıkarılırsa o ay standart olarak 30 değil, 31 gün üzerinden değerlendirilir.
- İşçi 1 gün devamsızlık yaptığında bu durumun kayda geçirilme şekli izin günü de dâhil edilerek yapılıyor. Yani normal koşullarda “26 gün çalışma + 4 gün haftalık izin” şeklinde kayda geçen rakamlar, personel 1 gün gelmediğinde 25 gün çalışma + 3 gün haftalık izin şeklinde kaydedilir.
- Aylık puantaj içerisinde herhangi bir çalışanın eksik çalışma günü varsa, bu gün veya günler SGK’ya eksik gün formu doldurularak iletilir.
Sonuç
Yazımızda iş hayatında çokça karşımıza çıkan hem işverenler hem de işçiler için gerekli olan puantajı, puantaj cetvelini, takibini ve bunların hazırlanışı üzerinde durmaya çalıştık.
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte eskiden elle yazılı defterden takip edilen puantaj, personel giriş kartı, parmak izi ve retina okuma gibi çeşitli elektronik sistemlerle ya da personel yönetimi yazılımlarıyla otomatik olarak yapılıp raporlanabiliyor artık.
Puantaj defterini eksik ya da yanlış doldurmaktan kaynaklı fazla veya eksik mesai hesaplama sorunlarını ve bunların olumsuz finansal sonuçlarını da teknolojik imkânlardan yararlanarak azaltmak mümkün.
Özellikle vardiyalı çalışma sistemine sahip şirketlerde puantaj takibini doğru yapmak maaş hesaplarken büyük önem taşıyor.
Ancak puantajı doğru yapmak tek başına yeterli değil; çalışanların çalışma takvimlerini ve izin takiplerini doğru yaparak bunları puantaj tablolarıyla eşleştirmek de gerekiyor.
İzin tarihlerinin ve çalışma takvimlerinin tutulduğu Excel gibi dosyalarla puantaj raporlarını eşleştirmek, çalışan sayısı arttıkça zorlaşabiliyor.
İş yükünü azaltmak, böylece zamandan ve maliyetten kazanmak için iş yönetimi modüllerinden faydalanmaya çalışan işletmeler de olabiliyor.
Bu modüller, zamandan ve maliyetten kâr etmenin yanında aynı zamanda doğru puantaj takibinde etkili olabiliyor.
Bu bilgiler ışığında iş hayatında gösterilen gayretin maddi karşılığının âdil bir şekilde alınması için puantajın hassas bir konu olduğu ortaya çıkıyor.
Puantaj takibinin titiz bir şekilde yapılmasının, hakkın yerini bulmasında da çok büyük önem taşıdığı sonucuna ulaştık.
