17 Aralık 2017 tarih ve 30273 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile yeni bir kavram gelmiştir. Bu kavramın adı Defter-Beyan sistemidir. Defter-Beyan sistemini tam olarak açıklamaya çalışırsak şunu söyleyebiliriz:
Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının tutulması, saklanması, vergi beyannamesi - bildirim ve dilekçe gibi belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesini sağlayan sistemdir.
Basit usule tabi mükellefler ile serbest meslek erbapları 1 Ocak 2018, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlamıştır.
Defter-Beyan Sistemini Kimler Kullanacak?
- Serbest meslek erbapları
- İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar
- Basit usule tabi olanlar
Sisteme Başvuru Nasıl Yapılacaktır?
Sisteme başvuracak olan kişiler, sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (bu gün dâhil) https://www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapabilirler
- Basit Usule Tabi Mükellefler Nasıl Başvuru Yapacak?
Basit usule tabi mükellefler, kendileri veya bağlı oldukları meslek odaları veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler aracılığıyla başvuracaklardır.
- İşletme Hesabı Esasına Tabi Veya Serbest Meslek Mükellefleri Nasıl Başvuru Yapacak?
İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile serbest meslek kazancı elde eden mükellefler ise ya doğrudan kendileri ya da Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler aracılığıyla başvuracaklardır.
Buradaki önemli ayrıntı şudur: Mükellefler, işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen 7. iş günü mesai saati sonuna kadar bağlı oldukları vergi dairesine ya da www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden de yine 7. iş gününün sonuna kadar saat 23:59’a kadar başvuru yapabilmeleridir.
Sisteme Girmek İçin Şifre Nasıl Alınacak?
Sisteme giriş sırasında kullanılacak şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından gelir vergisi yönünden bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile alınabilecektir.
Vergi dairesi tarafından sistemden üretilecek şifre, kapalı bir zarf içinde verilecektir.
Sisteme Nasıl Giriş Yapılacak?
Alınan şifreden sonra www.defterbeyan.gov.tr adresine girildikten sonra kullanıcı kodu, TC Kimlik numarası ve şifre bilgileri kullanılarak sisteme giriş yapılacaktır.Alınan şifreden sonra www.defterbeyan.gov.tr adresine girildikten sonra kullanıcı kodu, TC Kimlik numarası ve şifre bilgileri kullanılarak sisteme giriş yapılacaktır.
- Meslek Mensubunun Yanında Çalışanlar İçin Şifre Üretilmesi
Sistemi kullanacak mükellef, çalışanlarını sistemin belirli fonksiyonlarını kullanmak üzere sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebilecektir.
Sistemde Hangi Defterler Tutulabilecek?
Defter-Beyan Sistemi üzerinden,
- İşletme defteri,
- Çiftçi işletme defteri,
- Serbest meslek kazanç defteri,
- Amortisman defteri,
- Envanter defteri,
- Damga vergisi defteri,
- Ambar defteri
- Bitim işleri defteri
İşlemlerin Kayıt Zamanı
İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları aya ait KDV beyannamesinin verilmesi gereken son gününden fazla geciktirilemez. Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün (basit usulde vergilendirilen mükellefler için 25 Şubat, diğer mükellefler için 25 Mart günü) saat 23:59’a kadar yapılabilir.
Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar sisteme kaydedilecektir.
Yanlış Kayıtlar Düzeltilebilir mi?
Defter-Beyan Sistemi Üzerinden Hangi Beyannameler Gönderilebilir?
- Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi
- Muhtasar Beyanname
- Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi
- KDV Beyannamesi
- Geçici Vergi Beyannamesi
- Damga Vergisi Beyannamesi
Açılış Ve Kapanış Olayı
Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hâllerinde defterleri kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı kanunda öngörülen tasdik hükmündedir.
Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden 4. ayın sonuna kadar başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.
Vergi Dairesi Defter Kayıtlarını İsterse?
Mükellef, ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce gelir vergisi yönünden bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla başkanlığa bildirecektir.
Fatura,Sevk İrsaliyesi,Serbest Meslek Makbuzu Sistem Üzerinden Düzenlenebilecek Midir?
Mükellefler tarafından fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar, özel mevzuatlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak, Defter-Beyan Sistemi üzerinden veya bu sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir. Ancak bu zorunlu değildir.
İşlemi Onaylama Zorunluluğu
Defter-Beyan Sistemi üzerinden yapılan işlemlerin, girilen kayıtların, deftere kaydedilmesi işleminin ve beyanname, belge, bildirim ile dilekçelerin verilmiş-düzenlenmiş ve yapılmış sayılması için sistem üzerinde onaylama işleminin yapılması gerekmektedir.
Onaylanacak işlem, yapılması gereken kanuni-idari süresinin son günü saat 23:59’dan önce tamamlanmalıdır.
Defter-Beyan Sisteminin Avantajları Nelerdir?
- Muhasebe programı kullanma ihtiyacını ortadan kaldırarak, web ortamının bulunduğu her yerden hem vergi hem de tüm ticari işlemlerin elektronik ortamda yapılabilmesi,
- Evrak yoğunluğunun azaltılması,
- Zaman kaybının önlenmesi,
- Arşiv ve defterlerin muhafaza edilmesine yönelik maliyetlerin azaltılması,
- Kayıt dışı ekonomi ile mücadele,
- Vergiye gönüllü uyumluluğun arttırılması.
- Kırtasiyeciliği azaltması.
- Defterleri muhafaza etmeye yönelik maliyetlerin söz konusu olmaması ile fatura ve makbuz gibi belgelerin elektronik olarak düzenlenebilmesi gibi imkânlar sayesinde yükümlülüklere ilişkin bürokratik işlemlerin ve uyum maliyetlerinin azaltılması.
Sistemden Çıkış
- Ölüm, gaiplik veya mükellefiyetinin sonlandırılması-terkin edilmesi hâlinde
Ölüm-gaiplik kararı tarihi ile sonlandırma-terkin tarihinden itibaren, o tarihe kadar yapılması gereken işlemler ve onların gerektirdiği yükümlülükler haricinde, Defter-Beyan Sistemi kayıt yapma, defter tutma ve beyanname gönderme özellikleri bakımından kullanılamayacaktır. Bununla birlikte geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla sistem kullanılabilecektir.
- İkinci sınıftan birinci sınıf tüccar sınıfına geçilmesi hâlinde
İkinci sınıf tüccarlar, 213 sayılı kanunun 180 ve 181. maddelerinde yer alan hükümler kapsamında birinci sınıfa geçerek bilanço esasına göre defter tutacaklar, izleyen takvim yılı başından itibaren sistem kullanıcıları arasından çıkacaklardır.
- Basit Usulde vergilendirilmekten vazgeçilmesi hâlinde
Basit usulün şartlarına haiz olup sistemi kullanan mükelleflerden, bu usulden yararlanmayı istemediklerini ve kazançlarını bilanço esasına göre tespit etmek istediklerini yazı ile bildirenler, dilekçelerinde belirttikleri tarihten veya izleyen takvim yılı başından itibaren sistemi kullanamayacaklardır. Ancak, geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla sistem kullanılabilecektir.
