Resmi işlemlerdeki güvenlik ve gizliliğin esaslarından bir olan Mali Mühür işletmeler tarafından sıkça kullanılmaktadır. Ancak mali mühürlerin dönemsel olarak yenilenmesi gerekir. Peki, Mali mühür nasıl alınır? Mali Mühür yenileme koşulları nedir? Mali Mühür yenileme nasıl yapılır? Mali mühür ile e-imza arasındaki fark nedir? Mali Mühür süresinde yenilenmezse ne yapılmalıdır? Bu soruların yanıtlarını yazımızda derledik.
Firma ve kurumların elektronik belge sirkülasyonunda, hem firmaları hem belgeleri korumak adına ülkemizde bir süredir Mali Mühür kullanılmaktadır. Elektronik kaşeleme olarak da ifade edebileceğimiz mali mühürlerin belirli dönem ve durumlarda yenilenmesi gerekir. Mali mühür yenileme sürecinde yapılması ve dikkat edilmesi gerekenleri ise detaylı olarak bilmekte fayda var.
Mali Mühür Nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) adına TÜBİTAK tarafından hazırlanan Mali Mühür, Vergi Usul Kanunu kapsamında planlanan düzenlenen çerçeveler kapsamında kullanılmak üzere, kuruluş ve tüzel kişilere verilen bir sertifikadır. Eelektronik iletişimde kurumların kullanabilmesi için hazırlanan bu sertifika adreslere USB bellek ile gönderilir. Kurumların belgelerinden güncel mali mühürlerini kullanmaları gerekir. Elektronik resmi belgelerde kişiler e-imza kullanırken, kurumlar mali mühür kullanırlar. Mali mühür kullanılan kurumsal yazışmalarda belgede veri bütünlüğü, kaynak ve içerik bilgisi teminat altına alınır. Ayrıca mali mühür ile kurumsal belgelerde gizlilik de sağlanabilir. Basit anlatım ile mali mühür; firmaların elektronik ortamda kullandıkları kaşeleridir. 2022 ile birlikte zorunlu hale gelen e-faturada kurumların mali mühür kullanmaları gerekmektedir.
Mali Mühür Yenileme Nasıl Yapılır?
Mali mühürlerin alındıktan sonra kullanım süreleri 3 yıldır. Mali mühür sertifikasının kullanım süresi olan 3 yılın bitmesine 3 ay kala, mali mühür yenileme süreci başlamalıdır. Süre bitimi yaklaşırken yetkili kişilere yenileme uyarıları mail ile hatırlatılır. Yapılan bilgilendirmenin ardından yenileme işlemleri başladığında, mali mühür sertifikasının kullanım süresi dolmadan, yeni sertifika da tüzel kişiye ulaştırılmış olur. Gelir İdaresi Başkanlığı ile olan e-fatura, e-arşiv raporu, e-defter beratı gibi işlemlerde kurumların mali mühür kullanması şarttır. Ertelenen bir yenileme süreci, tüm bu işlemlerinde sekteye uğramasına sebep olabilir. Bu sebeple yenileme maili geldiğinde süreç bekletilmeden, mali mühür yenileme işlemi başlatılmalıdır.
Mali mühür yenilemek için kurum yetkilisinin Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) resmi internet sitesi üzerinden başvuru yapması gerekir. Kamu SM web sitesi üzerindeki form doldurulduktan sonra sitede belirtilen bankalara mali mühür yenileme bedelinin yatırılması gerekir. Mali mührün süresinde yenilenmemesi durumunda ise Gelir İdaresi Başkanlığı’na mükelleflerin durumu bir dilekçe ile ibraz edip, açıklamaları gerekir. Bu dilekçeyle birlikte GİB’e Kamu SM’ye yapılan başvuru formunun, ödeme dekontunun ve mali mührü teslim aldığınız belge ile birlikte “Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA” adresine postalanması gerekir.
Mali Mühür Fiyatları Nelerdir?
3 yıl kullanım şartı ile kurumların teslim aldığı mali mühürler için Kamu SM web sitesinde belirtilen bankalara ödeme yapılması ve dekontunun saklanması gerekir. Tüzel ve gerçek kişilerin ödemesi gereken ücretlerde farklılıklar vardır.
- Tüzel Kişi, 3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu Ücreti 342,20 TL (290 TL + KDV)
- Gerçek Kişi, 3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu Ücreti 217,12 TL (184 TL + KDV)
Mali Mühür Hakkında Dikkat Edilmesi Gerekenler;
- Mali mühürlerin 3 yılda bir yenilenmesi gerekir.
- Mali Mühür firmaların elektronik kaşeleridir
- Mali mühür kurumu ve belgeyi güvence altına alır
- Firma unvanının değişmesi durumunda Mali Mühür yenilemesi süresi beklenmeden yapılmalıdır
- Mali mühür sertifikasını kullanmakta yetkili olan kişinin değişmesi durumunda Mali Mühür yenilemesi süresi beklenmeden yapılmalıdır.
- Özel entegratör imzası kullanan kurumlar, e-fatura ve e-arşiv işlemlerinde Mali Mühür kullanmaları gerekmez. Ancak e-defter beratında Mali Mühür kullanmak zorunludur.
