Dijital ortamda fatura işlemlerini yapmak, maliyeti azaltmaktadır. Bu yüzden birçok şirketin E-Fatura sistemine geçiş yaptığı görülmektedir. Şirketlerin fatura işlemlerini yapması için birçok konuda zaman kaybı yaşaması, can sıkıcı bir durum haline gelmesine sebebiyet vermiştir. Operasyon yükünü azaltmak, daha hızlı fatura hazırlamak ve otomatik fatura kesimi yapabilmek için sisteme geçiş yapmak gerekir. Tüm bunların yanı sıra kağıt, baskı, dosya, kargo masrafları şirketlerin ekonomik konuda zorlanmasına sebebiyet vermektedir. Aynı zamanda tüm bu masraflar yapılırken zaman kaybının oluşması söz konusu haline geliyor. Bunların engellenebilmesi için birçok kişi elektronik fatura sistemine geçiş yapmakta ve tüm işlemlerini masrafsız, hızlı bir şekilde halledebilmektedir. Sistemin güvenlik tehdidi oluşturmaması, en önemli özellikleri arasında yer almaktadır.
Şirketler, müşterileriyle fatura konusunda anlaşamadıklarından dolayı kağıt fatura artık yük haline gelmeye başlamıştır. Kağıt faturaların gönderimi oldukça zordur ve tahsilat işlemlerinin hızını düşürmektedir. E-Fatura sistemi ise tüm bu problemlerin giderilmesine sebebiyet verecek bir niteliğe sahiptir. Tahsilatların hızlandırılması, müşterilerle kurulan fatura iletişimi daha güvenli bir hale gelmektedir. Faturaların anında yollanabilmesi, ekstra bir zaman harcamayı engellemektedir. Bu sayede mükellefler, fatura kesimini saniyeler içerisinde gerçekleştirerek zaman kaybından kurtulmaktadır. Tüm bunların yanı sıra kağıt fatura, ekstra uğraş gerektiren bir niteliğe sahiptir. Elektronik ortamda bu tarz durumların oluşmaması, şirketlerin sisteme geçişini sağlamaktadır. Faturaların hiçbir zaman kaybolmaması ve tarihe göre sıralanabilmesi, iş yükünü azaltıyor.
E-Fatura Sisteminde Faturalar Kayboluyor Mu?
Elektronik fatura sisteminde faturaların kaybolması söz konusu değildir. Faturalar her zaman sistem içerisinde güvenli bir şekilde muhafaza edilir. Mükellefler daha önceden kestiği faturaları görebilir ve kontrolünü yapabilir. Faturaların sistemden kaybolmasını isteyen mükellefler silme ve temizleme işlemini de yapabilmektedir. Faturanın yeniden düzenlenmesi gerekiyorsa E-Fatura sistemi buna olanak tanıyor. Faturanın saniyeler içerisinde düzenlenip müşteriye gönderilmesi mümkündür. Bu sayede mükellefler, yanlış yaptığı herhangi bir işlemi düzeltebilmektedir. Böylelikle herhangi bir konuda problem yaşanmadan fatura işlemleri yapılmaktadır. Arşiv için ekstra ücret ödeyen şirketler artık bu ücreti ödememektedir. Çünkü elektronik fatura sistemi tüm faturaları arşivde saklamakta ve her zaman ulaşılabilir konuma getirmektedir.
Faturaların her zaman ulaşılabilir olması şirketin finansal açıdan güvenliğini sağlamaktadır. Finansal açıdan sağlanan güvenlik, birçok problemin de giderilmesine sebebiyet vermektedir. E-Fatura sistemi, mükelleflerin kendi iş yükünün hafiflenmesine yardımcı olmaktadır. Tüm bunların yanı sıra ekstra maliyetlerin ortadan kalkması, şirketlerin sevinmesine ve daha düzgün bir bütçe yönetiminin oluşmasına sebebiyet vermiştir. Elektronik fatura sistemi aynı zamanda her zaman açık ve ulaşılabilir niteliğe sahiptir. İnternet erişimi olan her cihaz üzerinden fatura kontrolü yapılabilmektedir. Bu sayede müşteriler fatura işlemlerini yapabilmek için zorlu bir süreçten geçmemektedir. Elektronik fatura sistemi muhasebe sistemiyle entegre edilebilmektedir. Böylelikle muhasebe yükünün de azalması söz konusu olmaktadır.
E-Fatura Sistemine Geçince Kağıt Fatura Kesilebiliyor Mu?
Sisteme geçiş yapıldığında sadece sisteme kayıtlı olan kişilere kağıt fatura kesilebilmektedir. Kağıt faturadan kurtulabilmek için mükelleflerin E-Arşiv Faturası kullanması gerekir. Faturanın kullanımı, sisteme dahil olan ve olmayan herkese elektronik fatura kesilmesine yardımcı olmaktadır. E-Fatura sistemine kayıt olan kişilere kağıt fatura kesilmemektedir. Sisteme geçiş yapıldığı andan itibaren kağıt faturadan kurtulmak isteyen şirketler, her iki sisteme de geçiş yapması gerekir. E-Arşiv kullanımı sayesinde kağıt faturadan kurtulmak mümkün hale gelmiştir. Aksi taktirde faturaların tekrardan kağıt üzerinden kesilmesi söz konusu olacaktır. Faturaların güvenli bir ortamda saklanması, her zaman rapor edilebilmesi ve kesilmesi şirketlere birçok konuda yardımcı olmaktadır.
