E Arşiv, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde belirtilen haliyle, "elektronik ortamda oluşturulan faturanın kağıt veya elektronik ortamda alıcıya gönderilmesi, ikinci kopyasının da düzenleyen tarafından muhafaza edilmesini" kapsar. E Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), tarafından belirlenen standartlara uygun bir biçimde hazırlanmaktadır. E Faturaların elektronik ortamlarda oluşturulması ve muhafazasını kapsayan bir uygulamadır ve birçok avantajı da içerisinde barındırır.
Kimler E Arşiv Kullanmalı?
E Arşiv kullanabilmek için öncelikle E-Fatura kullanıcısı olma şartı aranmaktadır. Yani E Fatura kullanmadan E Arşiv kullanıcısı olmak maalesef mümkün değildir. Bununla beraber gönüllü bir biçimde E-Faturaya geçenler de E Arşiv hizmetlerinden yararlanabilmektedir. Dijital dönüşümün bizlere sunduğu bu nimetler, ciddi anlamda avantajlar da içermektedir. E Arşiv ve E Faturaya geçiş zorunluğu 10 milyon TL’lik cirodur. Fakat bu durum e-ticaret siteleri için farklıdır. E-Ticaret siteleri cirosu 5 milyonu aştığı zaman E Fatura ve E Arşiv uygulamalarına geçmek zorundadır.
Peki avantajları ve özellikleri nelerdir?
- E Arşiv faturaları uygun koşullarda saklama imkanı sağlamaktadır.
- Bu uygulamada müşteriye gönderilen faturanın haricinde bir de yedek fatura sunucularda saklanabilmektedir.
- Bu uygulamadan yararlanan firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturabilir ve kanuni süresi boyunca da saklayabilir.
- E Arşiv uygulaması sayesinde firmalar hem zamandan hem de nakitten tasarruf ederler.
- Hata oranını azaltmaktadır.
- Ağaçların kesilmesine engel olur, kısaca ciddi anlamda çevre dostudur.
- Odalar dolusu klasör oluşumuna engel olunur.
- Aranılan faturalar hızlı ve kolay bir biçimde bulunur.
- Faturaların kaybolma riski de ortadan kalkar.
- Muhasebe süreçlerinde çalışanlar daha hızlı davranır bu sayede zamandan da tasarruf sağlanır.
E Arşiv ve E Fatura arasındaki farklar nelerdir?
E-Faturada kağıt baskısı herhangi bir anlam ifade etmez. E Arşiv'de elektronik olarak basılır. E Arşiv'de GİB'e rapor vermek zorunludur, E Fatura'da ise GİB sadece aracı görevindedir. E Fatura kullanımı belirli şartlarda zorunluyken E Arşiv sadece e-ticaret dışında isteğe bağlı bir uygulamadır.
